Kaheksa sammu, kuidas pulmapidu stressivabalt organiseerida

Aigro sõnul on just teenusepakkujate otsimine, võrdlemine ja eelarvesse mahutamine need faktorid, mis võtavad korralduspoolel aega ja tekitavad stressi. Tehes aga vajalikud etapid läbi õiges järjekorras, on protsess nauditav.

«Pulmapidu on oma olemuselt keeruline sündmus, mida korraldada. Kvaliteedinorm on kõrgemal kui muudel üritustel ja umbes kümme eri valdkonna teenusepakkujat peavad suutma omavahel perfektselt kokku töötada väga tihkes ajaraamis,» sõnas Aigro, kelle sõnul puutub enamik inimesi nii mahuka ürituse organiseerimisega kokku haruharva, kui mitte isegi esimest ja viimast korda elus.

Allpool on tema soovitused, kuidas hoida korralduspool kontrolli all ja säästa niiviisi palju aega ja närve. Saladus peituvat organiseerimise tükeldamises etappideks:

1. Koosta külaliste nimekiri

Esimese asjana mõelge kaaslasega läbi, keda pulmapeole ootate. Üks osa külalistest on must have ja teine osa on üldjuhul nice to have. Külaliste arvu teadmine on üks kõige vajalikumaid faktoreid, kuna sellest sõltuvad paljud kriteeriumid teenuste otsimisel ja hinnapäringute tegemisel.

2. Kaardista sobivad tegijad, kuid ära torma kohe kirju saatma

Kirjuta üles netist leitud lemmikute nimed ja kontaktid. Soovituslik oleks iga teenuse osas kaaluda vähemalt kümmet kandidaati, kuna mõni on kindlasti broneeritud, teine jällegi eelarvest väljas, kolmas ei teeninda vastavat piirkonda ja neljandale võib olla külaliste arv liiga suur või väike. Kui kümme teenust, siis tõenäoliselt ka sada tegijakandidaati.

Abiks tegijate leidmisel on otsingumootorid, sotsiaalmeedia ja pulmateenuseid koondavad veebilehed. Kui tegijad kaardistatud, jäta nimekiri rahule ja ära torma kohe käigu pealt neile kirjutama.

3. Kirjuta üles ootused teenusepakkujatele

Mängi mõttes pulmapäev läbi ja pane kirja kõik detailid, mis selle päeva sinu jaoks ideaalseks teeksid. Otsi inspiratsiooni ka internetist ja abielupaaride pulmavideotest (neid leiad nii Youtube'ist, Vimeost, kui videograafide portfooliotest). Mõtle läbi ootused kõigi teenuste osas: catering, pulmatort, peokoht, ansambel, DJ, pulmaisa, fotograaf, videograaf, jumestus, soeng, lilled, dekoratsioonid, pulmaauto jne.

4. Alusta otsinguid peokohast ja pulmaisast

Peo asukohta (või vähemalt piirkonda) soovivad teada kõik teenusepakkujad, kellelt hakkad hinnapakkumist küsima. Kui asukoht paigas, siis tasub leida pulmaisa, kuna just tema puutub pulmategijatega pidevalt kokku ja oskab anda soovitusi. Näiteks oskab professionaalne pulmaisa sinu teenusepakkujate nimekirjast juba eos välistada need, kellega võib tekkida probleeme. Samuti annab ta head nõu, kuidas lahendada nüansid pulmapeost, millele sa polnud veel tulnud – olgu selleks pruudiröövi head/vead või laste lubamine oma pulmapeole.

5. Saada hinnapäringud laiali ka teistele teenusepakkujatele

Soovituslikult edasta hinnapäringud lühikeses ajaraamis. Näiteks võta üks kindel nädalapäev sellega tegelemiseks ja ole valmis ka reageerima operatiivselt tagasisidele – täpsustavad meilid, telefonikõned, hinnapakkumised jne.

Kindlasti väldi selliste hinnapäringute saatmist: «Tere, palju maksaks teie teenus X külalisega pulmapeol Y kuupäeval. Tänud, Mari». Nimelt ei ole sellisele kirjale võimalik adekvaatselt vastata ja suur osa teenusepakkujad ei pruugi nii pealiskaudsetele päringutele reageerida. Selleks koostasidki veidi aega tagasi põhjalikud sisendid iga teenuse osas, otsi need märkmed nüüd välja ja lase endale kohe alguses edastada korrektne hinnapakkumine.

6. Kogu hinnapakkumised tabelisse

Võidad kõvasti aega, kui teed ühe Exceli tabeli või Google Docsi dokumendi, kuhu sisestad ühte tulpa teenusepakkuja nime, teise pakutud hinna(vahemiku), kolmandasse hinnapakkumise tekstilise sisu, neljandasse lingi tema kodulehele või sotsiaalmeediaprofiilile.

Nii saad «helikopterivaate», mis lubab ajul lõpetada detailide pideva ketramise ning samuti saad ühe klikiga meelde tuletada, kellega tegu oli. Muidugi tähendab selle tabeli koostamine natukene lisatööd, kuid oluliselt suurem töö on oma meilides edasi-tagasi kaevata ja infot taga otsida.

7. Otsuste tegemise õhtu

Kui tabel valmis, siis on suurem töö tehtud ja aeg otsused vastu võtta. Planeerige tulevase kaasaga üks vaba õhtu, seadke end diivanil sisse ja vaadake koos tabel läbi. Võrrelge teenusepakkujate hinda ja portfooliot ning proovige aru saada, millest tema hind tekib. Oluline on mõista, et soodne pole alati odav ja kallis pole alati ülemakstud. Märgistage lemmikud, kes eelarvesse mahuvad ning jätke seejärel tabel tolleks õhtuks rahule.

8. Broneeringud

Järgmisel päeval pole enam midagi muud, kui broneerida väljavalitud teenusepakkujad. Siin aga on üks tähtis nüanss – hoia kahepoolne kokkulepe kindlasti kirjalik, näiteks kui täpsustad lõplikud detailid telefonis/kohtumisel, pane kõik räägitu ka meili kirja ning palu vastu saata kinnitav meil. Lepi kirjalikult kokku kuupäev, asukoht, teenuse sisu, selle osutamise aeg ja pikkus, hind, tasumise viis ja muud nüansid, kui neid on. See välistab hilisemad võimalikud arusaamatused ning annab mõlemale poolele meelerahu enne tähtsat päeva ja selle ajal.